Wohneinheiten mithilfe von IT-Unterstützung professionell verwalten

Der Besitz von Immobilien bringt auch einige Pflichten mit sich, zu denen die ordnungsgemäße Verwaltung des Bestands gehört. Ein Großteil der Eigentümer entscheidet sich, mit dieser Aufgabe eine Hausverwaltung oder ein spezialisiertes Unternehmen aus dem Bereich Property Management zu beauftragen. Die Verwaltung kann allerdings auch durch den Hausbesitzer selbst erfolgen, wenn entsprechende Kenntnisse vorhanden sind.

Die wichtigsten Aufgaben des Verwalters im Überblick:
Bei der Verwaltung von Wohneinheiten ist es in erster Linie erforderlich, für den Betrieb der Immobilie zu sorgen. Zu diesem Zweck muss eine Reihe an Verträgen, darunter mit Versicherungen und Versorgern, abgeschlossen werden. Außerdem ist darauf zu achten, dass Gefahren für Bewohner umgehend beseitigt werden und die Haustechnik regelmäßig einer Wartung unterzogen wird. Aus diesen beispielhaft genannten Pflichten ergibt sich auch die Unterteilung in die kaufmännische und die technische Verwaltung von Wohneinheiten. Für die kaufmännische Hausverwaltung ist es sinnvoll, eine geeignete Software einzusetzen. In das Programm lassen sich unter anderem die relevanten Daten aus den Mietverträgen eingeben und mit den Mietkonten verknüpfen. Dadurch ist es leichter möglich, den rechtzeitigen Eingang der Mieten zu kontrollieren und bei Zahlungsverzug mit einem vorgefertigten Schreiben zu reagieren. Ein flexibles Programm für die Verwaltung von Wohneinheiten ist die Software
Lexware hausverwalter 2013. Weitere Produkte, die sich von Hausverwaltern für eine effizientere Bewältigung der Aufgaben nutzen lassen, sind WAREhaus und der WISO Hausverwalter.

 
Programme für die Verwaltung von Wohneinheiten

Foto: T. Gracchus 

Betriebskostenabrechnungen erstellen und Hausmeisterdienste ausschreiben
Eine der Herausforderungen in jedem Jahr ist die Durchführung der Betriebskostenabrechnung. Darin werden die einzelnen Kostenpositionen für die entstandenen Nebenkosten aufgeführt und es wird zudem eine separate Abrechnung für die Heizkostenvorauszahlungen erstellt. Wenn im Mietvertrag die Leistung von Vorauszahlungen vereinbart ist, muss dieser Pflicht auch nachgekommen werden. Zudem ergibt sich die Notwendigkeit, dass die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende der Abrechnungsperiode bei den Mietern eingeht. Zur Erledigung von kleineren Reparaturen am Gebäude und zur Pflege der Grünflächen kann es sinnvoll sein, einen externen Hausmeister zu beauftragen. Mitunter werden diese Leistungen auch von einem Mieter übernommen, der im Gegenzug eine geringere Miete für die angemietete Wohnung bezahlt. Jeder Verwalter sollte sich daher im Klaren darüber sein, welche Aufgaben er selbst erfüllen kann und für welche Pflichten er einen Dienstleister in Anspruch nimmt. Auch um hierbei den Überblick zu behalten, kann eine geeignete Software hilfreich sein.

Vermietung von leer stehenden Einheiten
Eine Immobilie generiert nur Gewinn, wenn die Wohneinheiten zu einem ortsüblichen Preis vermietet sind. Daher ist es erforderlich, sich frühzeitig über die Möglichkeiten der Vermietung zu informieren. Von der Schaltung von Inseraten bis zur Beauftragung eines Maklers sind viele Optionen denkbar. Im nächsten Schritt ist ein Mietvertrag zu erstellen, der dem gültigen Mietrecht entspricht und alle künftigen Bewohner als Mietparteien aufnimmt. Die Kaution muss getrennt vom Vermögen des Eigentümers aufbewahrt werden, weshalb auch hierfür Vorkehrungen im Vorfeld zu treffen sind.

 

Immobilienlexikon A-Z  »  Immobilienratgeber